Pernahkah
Anda merasa pada saat bekerja jarum jam sudah menunjukkan pukul 11 menjelang
makan siang padahal Anda belum sempat menyelesaikan satu pekerjaan pun. Sibuk
tapi rasanya pekerjaan tidak produktif? Satu hal yang harus disadari bahwa
kesibukan tidak sama dengan menjadi produktif. Anda bisa saja menghabiskan
sekian jam tanpa menghasilkan apa-apa. Sounds familiar? Ada beberapa prinsip
yang sebaiknya Anda pertimbangkan dalam manajemen waktu sehingga Anda bisa
bekerja efektif:
1.
Menyusun Rencana
Ada
ungkapan yang mengatakan ”If you fail to plan, you plan to fail”. Apabila Anda
menjalani hari Anda tanpa ada gambaran apa yang harus dikerjakan dan bagaimana
cara mengerjakannya, Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda bertanya
”Apa yang harus saya kerjakan sekarang ya?”. Rencana memberikan peta apa yang
ada dihadapan Anda hari itu. Alokasikan sedikit waktu untuk menyusun rencana
sehingga Anda bisa mengelompokkan tugas-tugas yang sesuai dan memberikan
prioritas serta waktu pengerjaannya.
Susunlah
rencana di pagi hari atau hari sebelumnya. Anda bisa mulai dari catatan kecil
saja atau bahkan menyusunnya di kepala untuk sekedar memberikan sinyal kepada
otak mengenai apa yang harus Anda selesaikan hari itu.
Gunakan
strategi yang cerdas dalam menyusun rencana. Kapan biasanya Anda merasa energi
Anda tinggi, baik mental maupun fisik? Buat saya biasanya waktu antara jam
10:00 sampai 12:00 adalah saat dimana saya sedang ”on fire”. Disaat itu saya
manfaatkan untuk memulai atau menyelesaikan tugas-tugas dengan prioritas
tinggi. Waktu yang tersisa biasanya saya gunakan untuk menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan dengan prioritas lebih rendah.
Rencana
tidak bersifat kaku dan selalu terbuka untuk adjustment kapanpun. Jangan lupa
untuk menyisipkan waktu untuk istirahat. Pada prinsipnya, Anda melakukan
manajemen diri untuk Anda sendiri. Belajar mengelola waktu adalah latihan yang
bagus untuk disiplin diri.
2. Fokus
Seringkali
dalam bekerja kita membiarkan diri kita larut dalam beberapa pekerjaan
sekaligus, istilahnya multi-tasking. Mungkin Anda mencoba menyenangkan boss
Anda dengan mengiyakan semua permintaannya, tapi tanpa Anda sadari sebenarnya
Anda justru membebani diri Anda dengan stress dan belum tentu juga apa yang Anda
kerjaan akan berkualitas bagus.
Mengerjakan
dua hal pada saat bersamaan bukan saja membagi perhatian Anda tetapi juga
membuat Anda kurang fokus yang akibatnya butuh waktu lebih lama untuk
menyelesaikan pekerjaan itu. Fokus dalam bekerja membuat kita lebih produktif
dan mengurangi beban stress. Buat skala prioritas apabila Anda harus
menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam kurun waktu yang bersamaan.
3.
Hindari Interupsi
Dua hal
dalam dunia kerja sekarang ini yang menjadi sering menjadi sumber interupsi adalah:
telepon dan email. Tentu saja interupsi ini tidak bisa dihindari tetapi gunakan
keahlian Anda dalam manajemen diri untuk menanganinya:
Jawab
telepon dari orang-orang yang berkepentingan saja pada saat Anda sedang fokus
bekerja. Apabila Anda harus terpaksa menjawab, usahakan waktunya seminimal
mungkin. Anda bisa menelepon balik ketika Anda sudah agak bebas.
Cek
email disaat-saat tertentu saja. Okay, ini tentunya sangat berat. Anda bisa
coba. Apabila tidak mungkin, usahakan untuk tidak menjawab semua email tiap
kali itu datang. Jawablah email yang berkaitan dengan pekerjaan Anda saat itu
dan hindari multi-tasking.
Manajemen
diri erat kaitannya dengan bagaimana Anda mengatur waktu Anda sehari-hari.
Jangan biarkan faktor-faktor eksternal mengganggu produktifitas Anda. Apabila
Anda produktif bukan hanya Anda sendiri yang senang tapi juga boss Anda. Hidup
Anda lebih mudah dan stress pun berkurang...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar